イベント毎にフォームを作り直さなくていい——イベント申込を自動処理する仕組みづくり

サークルのような印象から抜け出したかった——事業拡大中のイベント企画事業者の悩み

イベント企画・オリジナル商品の販売を手がける事業者様から、事業を拡大するタイミングでWebサイトのご相談をいただきました。既存サイトはレスポンシブ対応こそされていたものの、やや装飾が過剰で尖った配色だったこともあり、率直に言えばサークル団体のような印象が拭えない状態でした。企業として信頼を得るには、まずこの見た目の印象を変える必要があったのです。

見た目の印象は、訪問者の行動にも直結します。旧サイトではお知らせとイベント情報が新旧混在したまま並び、どれが最新の案内なのか一目で判断できませんでした。「このイベント、もう終わっているのでは」「本当に営業しているのだろうか」——せっかく検索でたどり着いても、情報が整理されていないだけで、行きたい気持ちが冷めてしまいます。デザインの刷新は、この“訪問者の迷い”をなくすことと一体でした。

さらに深刻だったのが、WordPressの運用トラブルでした。ブロックエディター未対応の古い構成のまま放置されており、一部のプラグインが正常に動作していませんでした。中でもお問い合わせフォームについては、Gmail等主要メールサービスにおけるSFP/DKIM認証等の必須化のタイミングから受信不可能となっており、やむを得ず指定のアドレスへ「メールで直接お問い合わせください」と案内する状態が続いていたのです。機会損失を防ぐため、私たちはまずお問い合わせフォームだけを先行して復旧し、そこから本格的な制作へと進みました。

「作り直すサイト」ではなく「育て続けられるサイト」という発想の転換

今回の制作でまず提案したのは、ゼロからデザインを起こすことではありませんでした。LOFIRが自社で長年ブラッシュアップしてきた中小企業向けWordPressテンプレートを土台に活用し、情報設計・レイアウト・UIの品質を担保しつつ、予算〜40万円・制作期間約3か月という現実的な範囲に収めています。

ターゲットは「あえて足を運ぶ価値を感じてもらえるイベント体験」を求める層です。そこでモノトーン・深みのあるベージュ・ゴールド系アクセントを基調に、swell（WordPressの人気テーマの一つで、ブロックエディターに最適化されたデザインテーマ）ベースの構成をカスタマイズし、イベントの色を残しながら企業としての信頼感を両立させました。作って終わるサイトではなく、育て続けられるサイトという発想が、この後の機能設計すべてに貫かれています。

イベント申込を自動処理する仕組み——フォームを1つ作るだけで運営が回る理由

イベントが頻繁に追加される事業では、その都度フォームを手作業で新規作成する運用は現実的ではありません。フォームIDが乱立して管理画面が煩雑になるだけでなく、返信文の書き換え漏れや送信先の設定ミスといった人為的なトラブルも起こりやすくなります。非エンジニアの運用担当者にとって、フォームを複製する作業そのものが重荷になっていました。

そこで、汎用のお申し込みフォームを1つだけ用意し、イベントページ経由でアクセスするとイベント名・イベントページのURLを自動取得してメールフォームに反映する仕組みを構築しました。管理者にはどのイベントへの申込かが一目で分かる状態でメールが届き、運営側はフォームを作り直す必要が一切ありません。イベント申込の自動処理という設計により、担当者がすべきことは新しいイベントページを追加するだけになりました。

ステータスをワンクリックで切り替えるだけ——専門知識がなくても更新できる管理画面の工夫

イベントには「受付中」「満員御礼」「終了」というステータス（イベントの募集状況を示す状態のこと）を管理画面で選択できるようにしました。ステータスを切り替えるだけで、申込ボタンの表示や案内文言が自動的に変わる設計です。運営担当者はHTMLもCSSも触ることなく、選択肢を選ぶだけで運用が完結します。

情報整理の面では、お知らせ・ブログ・イベント・レポートをそれぞれ専用のカスタム投稿タイプ（用途ごとに専用管理できるWordPressの仕組み）として設計しました。加えて、商品ページはオリジナル商品・雑貨・食品・その他という階層構造で整理し、新商品が増えても親カテゴリを指定するだけで自然に整理される構造にしています。情報が増えるほど管理が煩雑になっていた旧サイトの課題を、根本から解消する設計です。

1ページで日本語と英語を切り替える——コストを抑えたインバウンド対応という工夫

インバウンド需要も見据え、会社概要・人気商品・アクセスといった主要ページに日本語・英語切り替えボタンを設置しました。当初は英語サイトを別途制作する案も検討しましたが、ページを二重管理すると制作費・運用コストの両方が膨らんでしまいます。自動翻訳プラグインという選択肢もありますが、精度面での懸念と、そこまでするほどではないという判断で見送りました。

そこで1ページ内で特定セクションの言語を切り替える仕組みを採用し、コストを抑えながら多言語対応を実現しました。全ページを網羅するのではなく主要ページに絞ったことで、過剰な工数をかけずに実用的なインバウンド対応を成立させています。

「こんなに良くなるとは思っていませんでした」——お客様の声と、この事例から学べること

制作期間中は月2回程度のオンライン打ち合わせで進捗を共有しました。完成イメージを確認いただくたびに、次のようなお言葉をいただいています。

納品時には、更新方法・各機能の仕様・フォームの仕組みをまとめたGoogleドキュメント形式のマニュアルをお渡ししました。ご質問があれば随時追記し、ドキュメント自体も改善を続ける「育つマニュアル」として運用しています。あわせて運用担当者様向けにWordPressの使い方・お知らせ投稿・イベント追加方法のレクチャーを実施し、公開後も保守・アップデート・コンテンツ更新支援を柔軟に組み合わせています。この事例から学べるのは、納品して終わりにするのではなく、運用し続けられる仕組みをセットで設計することの大切さです。そしてもう一つ、見た目を新しくすること以上に、訪問者が“申し込みまで迷わない”導線を整えることが、イベント告知がメインコンテンツのサイトでは成果に直結します。

イベント運営や商品追加などの日常業務の中で、無理なく更新し続けられるWebサイトをお考えの事業者様は多いのではないでしょうか。そうした更新業務の負担を抱えている方に向けて、無料相談の場をご用意しています。イベント申込の自動処理や、専門知識がなくても運用しやすいサイト設計について、現状の課題を伺いながら一緒に整理いたします。

お問い合わせ・ご相談はこちらから、まずはお気軽にご連絡ください。

案件概要

項目	内容
業種	イベント企画・オリジナル商品の企画販売
B2B/B2C	B2C
制作期間	3ヶ月
予算	〜40万円
進め方	フルリモートで月2回程度のお打ち合わせ
規模	約20ページ＋ブログ
主要機能/特徴	イベント申込自動処理・ステータス切替・カスタム投稿タイプ・1ページ内英語切替・swellベースデザイン